Las tareas de Productividad

Las tareas en el software colaborativo Axos Connect nos permiten llevar el control de las tareas, las citas y las actividades que tengamos. Es un GTD (Getting Things Done) que además nos permite interactuar con algunas partes de la aplicación como el CRM.

Para abrir las tareas presione el icono  en la barra del módulo Productividad, esto nos abrirá una nueva pestaña con las Tareas. El cursor estará en el campo “Texto a buscar”, para que podamos ubicar una cita/actividad/tarea(1) por su descripción.

La ventana de las tareas está dividida en dos rejillas, La rejilla de la izquierda nos mostrará las etiquetas que tengamos relacionadas a las acciones para poder distribuir las mismas dentro de ellas.

La rejilla de la derecha nos mostrará las acciones resultado de la búsqueda, y marcando cada una de las etiquetas de la rejilla de la izquierda cambiar cuales vemos según hayan sido relacionadas.

Al presionar el icono  se desplegarán opciones adicionales de búsqueda para las tareas/citas/actividades(1), con las cuales podremos realizar el filtrado que deseemos entre las opciones presentadas.

 



Toolbar de la rejilla de etiquetas: Se encuentra sobre la rejilla de las etiquetas y sus funcionalidades son:  El icono con el símbolo “+” nos permitirá dar de alta una nueva etiqueta, el segundo icono nos permitirá modificar la etiqueta seleccionada en la rejilla, el icono “-“ nos permitirá dar de baja la etiqueta si no tiene históricos asociados a ella, el icono del folio nos permitirá seleccionar entre los informes disponibles para la rejilla y por último, el icono del engranaje nos mostrará las diferentes utilidades que puedan estar asociadas a la rejilla.

Alta de etiquetas: Al presionar el icono  se abrirá el asistente para el alta de las etiquetas. El cursor aparecerá sobre el primer campo donde indicaremos la descripción de la etiqueta.

En el desplegable “Tipos de etiqueta” podremos escoger si la etiqueta es virtual (se almacena en la nube) o si es en disco (se almacenará localmente en el ordenador).

En el cajón “Disponibilidad” podremos indicar en qué secciones de la aplicación será visible la etiqueta creada.

 



Modificación de etiquetas: Al presionar el segundo icono de la Toolbar , se abrirá la ficha de la etiqueta seleccionada para ser modificada. Podremos modificar su Descripción, su tipo, así como la sección de la aplicación donde es visible.

Eliminación de etiquetas: Al presionar el icono  se podrá eliminar la etiqueta siempre y cuando no tenga históricos, es decir, no tenga ninguna acción relacionada en ninguna sección de la aplicación.

La ficha de la etiqueta tiene adicionalmente una barra vertical con algunos iconos de interés:
El icono de la papelera, al igual que el icono   en la Toolbar nos permitirá eliminar la ficha si no tiene históricos.  El icono del candado nos abrirá la ventana de la auditoría donde podremos ver cuándo y por quién ha sido creada, así como cuándo y por quién ha sido modificada la última vez. Si presionamos el icono del candado al final del campo “Creado el” la etiqueta cambiara su estado de abierta a cerrada.

Alta de acciones (Tareas/Citas/Actividades):
Alta rápida de Tareas – Podemos realizar el alta rápida de una Tarea, como si fuese simplemente una nota de recordatorio si en el campo que aparece entre la barra de título y la barra de la Toolbar de las acciones Escribimos un comentario y presionamos la tecla “Intro”.

Al presionar el icono  de la Toolbar de la rejilla de acciones se abrirá el asistente para el alta, y en el primer campo escribiremos la Descripción de la acción.
En el campo editor de la pestaña Datos podremos escribir el contenido de la acción.


Pestaña “Datos”: está compuesta por tres cajones:

Descripción: se trata de un campo texto editable gracias a la barra de herramientas del procesador de texto.

Seguimiento: en este cajón podremos

Seleccionar en el desplegable Tipo si la acción es una Tarea, una cita o una actividad (1).

En los desplegables Inicio y Fin podremos escoger el Inicio y el fin de la misma. La hora puede ser editada directamente dentro del desplegable.

En el desplegable Color podremos asignar un color para una identificación más fácil de la acción en la rejilla de las acciones.

Si marcamos el check “Avisar” activaremos la función de aviso en la aplicación, la cual nos dará una señal de aviso según se escoja el tiempo en el desplegable.

Estado: En el cajón inferior podremos marcar la acción como cerrada.

 


Pestaña "Permisos": podremos indicar que usuarios de la aplicación podrán ver la acción, al pasarlos de la rejilla usuarios a la rejilla invitados.

 


Pestaña "Relaciones": podremos indicar dentro de que etiquetas podrá verse la acción, pasando ésta  de la rejilla “Etiquetas Disponibles” a la rejilla “Etiquetas”.

 


Pestaña “Adjuntos”: podremos asociar documentos a la acción para ser vistos por cualquiera de los invitados a la acción. Para ello, presione el icono  en la Toolbar lo que abrirá el asistente para el alta de documentos. En el icono del primer campo podrá localizar un documento existente o dar de alta uno nuevo par que sea adjuntado a la acción.

 



Al borde lateral derecho de la ficha de la acción tenemos el icono  que si presionamos nos muestra el panel lateral, en él podremos:

Si la acción es una tarea, localizar una entidad de gestión a la cual asociarla, de igual manera que a un contacto dentro de dicha entidad de gestión, con el resto de sus datos de contacto (Teléfono, email, dirección).

Si la acción es una cita o una actividad (1), además de asociar la entidad de gestión podremos seleccionar los datos del Tipo, Carácter y Resultado de la actividad, así como seleccionar una Oportunidad que deseemos asociar a la acción.


Modificación de acciones: Al presionar el segundo icono de la Toolbar, se abrirá la acción seleccionada para ser modificada. Podremos modificar los campos que se han comentado anteriormente.

 

Eliminación de Acciones: Al presionar el icono  se podrá eliminar la acción siempre y cuando no tenga históricos.

Barra vertical en la ficha de la acción: En dicha barra vertical encontraremos varios iconos que nos permitirán: El icono de la papelera, al igual que el icono  en la Toolbar nos permitirá eliminar la acción si no tiene históricos . El icono  nos abrirá la ventana de la auditoría donde podremos ver cuándo y por quién ha sido creada, así como cuándo y por quién ha sido modificada la última vez. Si presionamos el icono del candado al final del campo “Creado el” la acción cambiara su estado de abierta a cerrada.
Si presionamos el icono “Ver utilidades” se desplegará la opción “Duplicar” lo que nos abrirá una nueva ventana con los datos básicos de la ficha actual duplicados en una nueva para ser también almacenada luego de realizar las modificaciones necesarias.

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(1) A las actividades solo se tendrá acceso si tiene contratado el módulo CRM.