Los ciclos de compra y venta en Axos Connect

Uno de los pilares fundamentales de cualquier software de gestión es, sin duda alguna, el ciclo de compra y venta.

Estos ciclos son idénticos en cualquier lugar, por lo que es más complicado diferenciarlos de los incluidos en otros programas de gestión. Axos Connect ha bastado su diferenciación en dos aspectos fundamentales: la usabilidad y la interfaz.

Con usabilidad nos referimos a la forma en que el usuario tiene que utilizar las herramientas de estos ciclos. En todo momento se le debe situar en el lugar correcto y poner a su disposición herramientas concretas, a fin de que, en el menor tiempo posible, pueda hacer lo que necesite hacer, sea lo que sea.

En cuanto a la interfaz, hemos conseguido varias cosas:
• todos los documentos son iguales, tanto los de compras como los de ventas con lo que aseguramos un uso total de los ciclos con una curva de aprendizaje mínima,
• en cada momento se le muestra al usuario la información que necesita, pudiendo siempre ampliarla con un click de ratón, adaptándose siempre la información en pantalla a sus necesidades.

Estos serían los estos aspectos generales que nos ayudan a entender el por qué las cosas están hechas así en Axos Connect.

Ya entrando en información más concreta, comentar que el ciclo de compra tiene cuatro estados: propuesta, pedido, albarán y factura. Con la propuesta, que puede ser manual o calculada automáticamente, Axos Connect nos sugiere lo que tenemos que comprar. Al pasar dicha propuesta (o parte) a pedido ya estamos solicitando la mercancía a nuestro proveedor. De forma total o parcial y con una herramienta muy interesante que veremos en futuros posts como es la recepción, convertimos el pedido en albarán. De esta forma, la mercancía ya ha sido recibida en nuestro almacén. Después solo nos quedaría facturar estos albaranes con lo que, automáticamente, todo seguirá su curso en contabilidad y tesorería.

El ciclo de venta tiene también cuatro estados: presupuesto, pedido, albarán y factura. Con el presupuesto podremos enviar a nuestros clientes los precios de nuestros productos. Una vez el cliente lo reciba, podrá aceptar el documento parcial o totalmente, pudiendo dejar descartada el resto de mercancía en caso de que no quiera algo. Este paso lo plasmaremos en la aplicación con el traspaso a pedido. Una vez hecho esto, podremos traspasar ese pedido a albarán, con el fin de que la mercancía salga de nuestro almacén y llegue al de nuestro cliente. Podemos hacerlo a nivel de documento parcial o total o agrupando varios pedidos mediante la herramienta de preparación. Una vez tengamos estos albaranes registrados, ya podremos facturar el documento, agrupar varios por fechas,… cerrándose así el ciclo y quedando todo automáticamente registrado en contabilidad y tesorería.

Por supuesto, estos son los estados contemplados pero no es obligatorio pasar por todos ellos. El usuario podrá registrar automáticamente un albarán o facturar directamente un pedido. Podrá comenzar en cualquiera de ellos y pasar también de un estado a cualquier otro superior. Además si, por ejemplo, un albarán ha surgido de un pedido, si lo borramos, el pedido quedará automáticamente actualizado y pendiente de recibir/servir.

A nivel de stock, tanto en compras como en ventas, se controlarán de forma desatendida para el usuario las cantidades propuestas, pedidas y el stock real de nuestros almacenes.

Más adelante os hablaremos en detalle de cada uno de estos documentos y de las herramientas que incluyen.

Nos leemos en unos días!!!

 

 

 

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