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¿Es mejor utilizar la misma solución de gestión para nuestras tiendas real y virtual?

Una de las características del ERP Axos Connect es su modularidad. Uno de los módulos que integra y en el que nos vamos a centrar hoy es una tienda virtual con todas las características necesarias para su publicación en Internet. 

Muchos de nuestros clientes nos han planteado la siguiente cuestión: ¿es mejor optar por la propia tienda virtual de Axos Connect o por una de terceros más conocida y utilizada? Podría parecer que no vamos a ser objetivos al dar consejo para ayudar a un usuario de la aplicación en la  toma de esta decisión, pero intentaremos daros algunos motivos, los más importantes, para pensar que una tienda virtual integrada con nuestro almacén físico es la mejor solución. 

Cuando arrancamos con una segunda línea de negocio como es la venta online, solemos poner toda nuestra fuerza en un solo apartado, el diseño. Ciertamente, esto es muy importante ya que tener un buen escaparate impulsará nuestras ventas y, evidentemente, las tiendas virtuales incluidas en las aplicaciones no suelen ser rivales para los diseños de los grandes del sector web, aunque esto no quiere decir que no tengan un diseño atractivo y, por supuesto, una buena gestión del SEO. Pero el paso que marcará nuestro camino, el que más suele atragantársele a la gente, no es otro que la gestión de la tienda. 

Si ambas tiendas van por separado, nos encontraremos con una duplicidad evidente de trabajos: dos inventarios, dos sistemas de pedidos y facturación, cambios de precios en dos listados de productos,… Dado que, sobre todo al principio, la venta online no nos devolverá los mismos beneficios que nuestro almacén físico, parece tontería dedicarle el mismo trabajo. 

¿Qué ganamos teniendo nuestra tienda online integrada en nuestra gestión? Pues que un solo clic nos permite publicar o despublicar un producto y sus características (descripciones, fotografías, precios, stocks,…) están sincronizadas con las de nuestro almacén físico. Esto, por supuesto, no impide que podamos modificar un producto para que se muestre de forma distinta en la web, pero si lo que queremos es trasladar nuestro almacén a la web, no tendremos que hacer prácticamente nada. En cuanto a los pedidos de nuestros clientes, éstos se integrarán automáticamente en nuestra gestión, pudiendo entregarlos y facturarlos desde la misma. 

¿Qué conseguimos con esto? Pues lo primero, eliminar ese sobre trabajo que nos provoca mantener dos bases de datos distintas y lo segundo, mantener el foco de nuestro negocio exactamente igual pero con un nuevo canal de ingresos que atraerá nuevos clientes y fidelizará los que ya tenemos. De esta manera, nuestro negocio, cualquiera que sea nuestro sector, papelería, ferretería, comercio,… sigue creciendo y ampliando horizontes. 

Por estos y otros muchos motivos que estaremos encantados de explicarte tanto personalmente como en futuros artículos de este blog, recomendamos la utilización progresiva de todos y cada uno de los módulos que incluye nuestro ERP, Axos Connect.

Configuración y Parametrización de Axos Connect

La parametrización inicial es un paso fundamental para la implantación de un ERP en una empresa para que se adapte al modelo de negocio y metodologías que se quieren poner en marcha.

Axos connect es  un ERP que se adapta a las necesidades de sus usuarios, no solo a nivel de módulo activos e instalados sino también a nivel de configuración de la empresa.

Es decir, antes de empezar a trabajar con él, Axos Connect se presenta como un  ERP “en blanco”.  Cada empresa podrá  y deberá parametrizar “su empresa” los siguientes puntos:

  • Gestión: Familias, marcas, tipos de facturación, series etc.
  • Crm: cualificaciones y tipos de actividades, fases de oportunidad etc.
  • Contabilidad: diarios, conceptos, tipos de IVA etc.
  • Tesorería: condiciones de pago, carteras, divisas etc.
  • TPV: cajas, conceptos entradas y salidas etc.
  • Productividad: cuentas mails, etiquetas, favoritos etc.
  • Usuarios: claves, cuentas, permisos y accesos etc.

La ventaja de Axos Connect, como ERP, es ser un software estándar y a la vez módular y adaptable con el fin de mejorar los procesos en las distintas areas de la empresa.

Ventajas de implantar una solución ERP como Axos Connect

 

Axos Connect es un potente ERP diseñado para ser totalmente funcional en todo tipo de sectores: papelería, ferretería, comercios,… pero, ¿qué es un ERP?

Las siglas ERP significan Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales. Se trata de un conjunto de sistemas de información que permiten mantener integradas todas las operaciones de una empresa (producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas, contabilidad,…) de forma modular. También puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

Y, ¿cuáles son las ventajas de implantar un ERP? Pues os enumeramos algunas:

  • Eficiencia: al tratarse de un sistema que contiene todas las operaciones de la empresa nos permite automatizar muchas tareas, sobre todo administrativas. De hecho, un buen ERP ha de ser capaz de automatizar buena parte de los procesos de nuestro negocio.
  • Capacidad: al ser más eficientes, dispondremos de más recursos para emplear en otras áreas, por ejemplo la captación de nuevos clientes o mantenimiento de los ya existentes.
  • Control: tendremos mayor control sobre todas las operaciones realizadas.
  • Competitividad: si conseguimos incrementar la eficiencia y reflejarla en una bajada de precios ganaremos ventaja con respecto a nuestros competidores.
  • Productividad: se eliminan los trabajos duplicados, la información redundante y se automatizan los procesos.
  • Estandarización: cuando toda la plantilla de una empresa trabaja con la misma aplicación, ésta les obligará a ser más estándar y ordenados, ayuda a definir las buenas prácticas dentro de la empresa.
  • Seguridad: la información está protegida y respaldada en todo momento.

Podríamos seguir así unas cuantas páginas más, pero entendemos que ya ha quedado claro por qué deberías decidirte a instalar Axos Connect en tu empresa y beneficiarte así de todas las opciones que incorpora.

Los traspasos y estados de documentos de compra y venta en Axos Connect

Axos Connect incluye en su módulo de gestión dos potentes submódulos de compras y ventas. Estos submódulos nos permiten grabar nuestros documentos de compra y venta e ir moviéndolos por los distintos estados contemplados por la aplicación. 

Dichos estados serían: propuesta, pedido, albarán y factura de compra y presupuesto, pedido, albarán y factura de venta. Con este ciclo de estados, Axos Connect cubre la problemática de cualquier empresa, independientemente del sector en el que se mueva: papelería, ferretería, comercios, supermercados, jugueterías,…

 

Aunque mantengamos esta definición de estados, un documento puede ser totalmente distinto dependiendo del estado en que se encuentre. Un albarán, por ejemplo, puede contener varios pedidos y una factura varios albaranes. Visualmente, son muy parecidos, pudiendo variar algún campo, pero la estructura de cabecera (datos de cliente o proveedor) y líneas (datos de artículos) se mantiene a lo largo de todo el ciclo, haciendo mucho más sencillo el aprendizaje por parte del usuario.

 

Un documento puede pasarse directamente a cualquier estado superior y, si se borra ese estado superior, vuelve al inmediatamente inferior. Por ejemplo, puedo facturar un pedido y, si borro esa factura, el pedido volverá a estar pendiente. Si ese pedido estuviese previamente traspasado a albarán, sería el albarán el que quedase pendiente.

 

¿Qué posibilidades nos ofrece Axos Connect? Pues múltiples herramientas de traspaso de documentos, como pueden ser:

  • Cada documento puede traspasarse a cualquier estado superior con solo pulsar una utilidad en su ficha.
  • Varios documentos de la misma entidad, bien sea cliente o proveedor, pueden traspasarse a un solo documento de estado superior utilizando una utilidad incluida en la consulta de documentos.
  • Algunos documentos pueden traspasarse parcialmente, pudiendo quedar divididos en varios documentos de estado superior. Por ejemplo, un solo pedido puede convertirse en varios albaranes, incluso dividiendo sus líneas si es que la mercancía entra o tiene que salir antes de llegar completa.

 

En resumen, este sistema de traspasos nos permite ir moviendo el documento por los diversos estados sin tener que teclearlo varias veces, solo utilizando herramientas completamente automatizadas al alcance de un simple clic.

 

Una razón más por la que Axos Connect atrae cada día a nuevos usuarios en busca de una simplificación de su gestión diaria.

La importación inicial de datos en Axos Connect

Axos Connect es una aplicación orientada a pequeños negocios y autónomos con la que se puede comenzar a trabajar de forma inmediata luego de  haber sido dada de alta. 

Es bastante normal, en los pequeños negocios y en los autónomos que no se realicen importaciones de datos al comienzo de su uso, sino, que se vayan dando de alta los datos a medida que van haciendo falta, pero previendo esos casos donde el usuario dispone ya de un volumen importante de datos y está en capacidad de prepararlos para su importación, es  que hemos preparado procesos iniciales de importación para que antes de poner en marcha la aplicación puedan importar dichos datos y contar así con una aplicación cargada de información y lista para trabajar.

 Si puedes poner los datos en el orden correcto en una hoja de Excel, podrás guardarlos en formato CSV e importarlos a la aplicación.

Los procesos de importación inicial con los que cuenta la aplicación en este momento son:

  • Familias: el arbolado de familias para su asignación a los artículos.
  • Condiciones de pago: las condiciones de pago para su asignación a clientes y proveedores.
  • Proveedores: una completa importación de los datos de los proveedores de los productos/servicios de la empresa.
  • Artículos: los datos para la ficha de los artículos/servicios de la empresa.
  • Códigos de barra: importación de los múltiples códigos de barra que pueden tener los artículos.
  • Tarifas/Escalados de compra: las distintas tarifas y escalados de compra de los proveedores de los artículos de la aplicación.
  • Tarifas/Escalados de venta: las distintas tarifas y escalados de venta de los  artículos de la aplicación.
  • Clientes: una completa importación de datos para la ficha de los clientes.
  • Cuentas de CRM: importación de datos para las cuentas de los prospectos comerciales.
  • Cuentas contables: importación de las cuentas contables.
  • Asientos: importación de los asientos de contabilidad.

Con estas importaciones os ofrecemos a quienes tengan la posibilidad de acceder a su datos actuales, hacer una importación a Axos Connect para comenzar a trabajar con toda vuestra información cargada en la base de datos.

 En Axos Soluciones, nuestro objetivo es ofrecer herramientas que ayuden a nuestros clientes a ser más eficientes en sus tareas de gestión,  para que tengan más tiempo disponible para dedicar al negocio.

 

La gestión documental en la nube

Axos Connect dispone de un módulo de productividad que incluye la posibilidad de gestionar tus documentos en la nube para que cualquier otro usuario pueda tener acceso a los mismos, editandolos según los permisos que disponga ese usuario.

Estas ediciones se guardan como revisiones, a fin de poder tener un histórico de modificaciones y así poder recuperar el fichero a una fecha en concreto en caso de haberse perdido información.

 

Todos estos ficheros, pueden ser adjuntados a los documentos de gestión , así como a los principales maestros de de la aplicación, con lo que podemos tener el PDF firmado del albarán de entrega, asociado al documento de gestión para poder imprimir o editar según se necesite.

 

La principal ventaja de poder gestionar los ficheros en la nube es la despreocupación del hardware para su almacenamiento, ya que el servidor se encargará de ello y de sus copias de seguridad. En caso de rotura de hardware, robo, incendio o inundación, sus datos estarán seguros y enlazados a los documentos necesarios para su consulta y uso.

Otra ventaja es la posibilidad de destruir el papel físico, con lo que el espacio de almacenamiento puede reducirse a la mitad, amén de poder acceder a esos documentos sin moverse del sitio y de manera instantánea.

 

 

 

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